L’acquisition des documents constitue la première étape de la mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents). Elle s’opère via différentes méthodes.
Comment s’effectue l’acquisition des documents dans une GED ?
L’acquisition de documents pour votre GED consiste à acquérir le document dans son système informatique. Il s’agit de numériser ou de créer un document qui sera ensuite traité dans le processus de gestion. La création du document se fait à partir des deux possibilités suivantes :
Un fichier numérique original
L’intégration de fichiers numériques existants concerne la plupart des documents internes de l’entreprise tels que les fichiers PDF, les fichiers bureautiques ou encore les photos et vidéos. Certains documents externes peuvent également être concernés en associant la GED au portail Extranet de l’entreprise.
Un document sur support papier
Il s’agit principalement de documents entrants ou des archives de l’entreprise. Le processus consiste à scanner le document physique afin de le numériser. Les informations contenues dans le documents sont extraites par le biais de différents outils :
La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) dont l’objectif est de distinguer les documents de même nature.
La LAD (Lecture Automatique des documents) réunit quant à elle les technologies d’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) permettant de transformer un document scanné en texte. Elle permet également de reconnaître des images (qui sont des données non structurées).L’ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères) que l’on pourrait qualifier de version améliorée de l’OCR, permet quant à elle la reconnaissance de caractères manuscrits dans les documents appelés « documents structurés » ou « documents semi-structurés”.
Pourquoi recourir à un intégrateur de solution GED ?
Dans le monde numérique actuel, la gestion électronique des documents (GED) est devenue essentielle pour toute entreprise souhaitant optimiser ses processus et améliorer son efficacité. Cependant, la mise en place d’une solution GED peut être complexe et nécessite une expertise spécifique. C’est là qu’intervient l’intégrateur solution GED.
Expertise et conseil personnalisé
L’intégrateur de solution GED possède une connaissance approfondie des différentes solutions du marché et de leurs spécificités. Il est en mesure de vous conseiller sur la solution la plus adaptée à vos besoins, en tenant compte de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité et de vos objectifs.
Accompagnement dans la mise en place
L’intégrateur de solution GED vous accompagne dans toutes les étapes de la mise en place de votre solution GED, de l’installation à la configuration, en passant par la formation de vos collaborateurs. Il s’assure que la solution est parfaitement intégrée à votre système d’information existant et qu’elle répond à vos attentes.
Support technique et maintenance
L’intégrateur de solution GED assure le support technique et la maintenance de votre solution GED. Il est disponible pour répondre à vos questions, résoudre les problèmes que vous pourriez rencontrer et vous assurer que votre solution est toujours performante et à jour.
Faire appel à un intégrateur de solution GED est un investissement judicieux pour toute entreprise souhaitant optimiser sa gestion documentaire et améliorer son efficacité. Grâce à son expertise, son accompagnement personnalisé et son support technique, l’intégrateur de solution GED vous permet de tirer pleinement parti de votre solution GED et d’atteindre vos objectifs.