L’acquisition des documents constitue la première étape de la mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents). Elle s’opère via différentes méthodes.
Comment s’effectue l’acquisition des documents dans une GED ?
L’acquisition de documents pour votre GED consiste à acquérir le document dans son système informatique. Il s’agit de numériser ou de créer un document qui sera ensuite traité dans le processus de gestion. La création du document se fait à partir des deux possibilités suivantes :
Un fichier numérique original
L’intégration de fichiers numériques existants concerne la plupart des documents internes de l’entreprise tels que les fichiers PDF, les fichiers bureautiques ou encore les photos et vidéos. Certains documents externes peuvent également être concernés en associant la GED au portail Extranet de l’entreprise.
Un document sur support papier
Il s’agit principalement de documents entrants ou des archives de l’entreprise. Le processus consiste à scanner le document physique afin de le numériser. Les informations contenues dans le documents sont extraites par le biais de différents outils :
La RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) dont l’objectif est de distinguer les documents de même nature.
La LAD (Lecture Automatique des documents) réunit quant à elle les technologies d’OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) permettant de transformer un document scanné en texte. Elle permet également de reconnaître des images (qui sont des données non structurées).L’ICR (Reconnaissance Intelligente de Caractères) que l’on pourrait qualifier de version améliorée de l’OCR, permet quant à elle la reconnaissance de caractères manuscrits dans les documents appelés « documents structurés » ou « documents semi-structurés”.